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In der Rechnungsabteilung klingelt das Telefon ständig, E-Mails strömen herein, und es ist (fast) nie ruhig. Genau das liebt Alex Pret, der Leiter der Rechnungsabteilung! Die hektische Aktivität und die ständigen Herausforderungen sind der Grund, warum er diese Aufgabe seit über 25 Jahren bei Heemskerk Flowers ausübt. Wir haben mit ihm über seine „Unternehmensverbundenheit“ und seine Tätigkeiten gesprochen.
Wie sieht ein normaler Arbeitstag bei Ihnen aus?
Jeder Tag ist wirklich anders, da es täglich neue Aufgaben in der Rechnungsabteilung gibt. Mein Tag beginnt zwischen 5:00 und 6:00 Uhr. Ich beginne immer damit, die Bestellungen an unsere Linien und Kunden zu verteilen. Eine weitere tägliche Aufgabe ist die Organisation der Inspektionen für alle Pflanzen, die in das Vereinigte Königreich exportiert werden – eine recht zeitaufwändige Arbeit, die durch den Brexit entstanden ist. Andere Aufgaben umfassen das Erstellen neuer Bestelllisten oder das Überprüfen der Mehrwertsteuercodes und Kundendaten für neue Kunden. Aber ich denke, die beste Beschreibung für unsere Abteilung ist, dass wir „Problemlöser“ sind. Wenn es irgendwo im Unternehmen Probleme gibt oder Dinge nicht reibungslos laufen, kommen die Kollegen oft zu uns. Wir arbeiten mit vielen Systemen, sodass wir viele Probleme lösen können. Das macht die Arbeit sehr dynamisch und bedeutet, dass wir viel Kontakt mit verschiedenen Abteilungen haben. Jeden Tag bekomme ich Anrufe von fast jeder Abteilung.
Sie arbeiten seit 25 Jahren in dieser Abteilung. Was waren die größten Veränderungen in der Rechnungsabteilung in dieser Zeit?
Es hat sich viel verändert. „Früher“ wurde vieles noch von Hand erledigt. Zum Beispiel erhielten wir einen Anruf, sobald eine Bestellung vollständig verpackt war und auf Wagen verladen auf einen LKW wartete. Unser Kollege aus der Versandabteilung rief uns an, um die Anzahl der Wagen mitzuteilen. Wir berechneten dann in Excel die Kosten für das Volumen und trugen diese in die Rechnung ein. Heute kann man sich kaum vorstellen, dass das so gemacht wird. Und es wäre auch nicht mehr möglich, bei so vielen Bestellungen. 80 % der Rechnungen werden heute automatisch erstellt. Ausnahmen sind Rechnungen für die Schweiz, die wir weiterhin von Hand ausstellen.
Was gefällt Ihnen am meisten an Ihrer Arbeit?
Ehrlich gesagt, gefällt mir alles an meinen Aufgaben. Ich mache genau das, was ich liebe. Besonders befriedigend ist es für mich, wenn es einen großen Druck gibt und trotzdem alles reibungslos läuft. Wenn alle Papiere und Dokumente korrekt sind. Mit unserer Abteilung können wir das schaffen, weil wir wirklich eine gut geölte Maschine sind. Ich arbeite seit Jahren mit meinem Kollegen Niels zusammen. Wir können uns vollkommen aufeinander verlassen, wir sind wirklich perfekt aufeinander eingespielt. Und seit ein paar Monaten haben wir auch einen neuen Kollegen, Brian. Er ist noch in der Einarbeitungsphase. Wir sind ein gutes und freundliches Team!
Sie werden „Alex, der alles weiß“ genannt. Warum?
Ich denke, das liegt daran, dass ich schon so lange im Unternehmen arbeite. Und obwohl ich die ganze Zeit in nur einer Abteilung tätig war, habe ich viel Kontakt zu allen Abteilungen. Ich kenne alle verwendeten Systeme, sodass ich weiß, was passiert, wenn man eine bestimmte Taste drückt oder einen Wagen scannt. Wenn damit etwas nicht funktioniert, wenden sich die Leute an mich. Ich würde sagen, dass ich sehr engagiert für das Unternehmen bin, und ich finde es wichtig, dass alles reibungslos läuft. Nicht nur in meiner eigenen Abteilung, sondern überall. Das bedeutet, dass ich mich manchmal ein wenig aufrege, wenn etwas nicht gut läuft. Dann finde ich heraus, was passiert ist, oder überlege, was verbessert werden kann. Das zeigt wieder, wie ich mich für das Unternehmen einsetze. Wir sind alle ein Team, und es ist gut, wenn wir Ideen miteinander teilen. Das kann das Unternehmen nur besser machen!
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